ENSAN s.r.o. - zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

ENSAN s.r.o., se sídlem Hlavenec 5, PSČ 294 74, zapsané v Obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, odd. C, vložka 204579 jako správce údajů (dále jen „správce„) Vás tímto v souladu s § 11 ZOOU informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.

2. Účel zpracování osobních údajů

a) účely obsažené v rámci souhlasu subjektu údajů

b) jednání o smluvním vztahu

c) plnění smlouvy

d) zajišťování podpory prodeje zboží včetně marketingových způsobů

e) ochrana životně důležitých zájmů subjektu

f) ochrana práv správce, příjemce, nebo jiných dotčených osob (např. vymáhání pohledávek správce)

 g) ochrana majetku, bezpečnost a ochrany zdraví při práci, požární ochrana

h) archivnictví vedené na základě zákona

ch) nabízení obchodu, nebo služeb

i) vytváření interních databází, analýz, prognóz a statistik

j) výběrová řízení na volná pracovní místa

k) rozvoj lidských zdrojů

 l) plnění zákonných povinností ze strany správce

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, pokud právní předpis nestanoví jinak.

3. Kategorie subjektů údajů

a) zákazníci (klienti) správce

b) zaměstnanci správce

c) dodavatelé služeb

d) návštěvníci aj. osoby pohybující se v areálech správce

e) jiné osoby, které jsou ve smluvním vztahu ke správci

f) uchazeči o zaměstnání

4. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

a) adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikace subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, případně rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ, čísla bankovních účtů) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje - např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu,
e-mailová adresa aj. obdobné informace)

b) popisné údaje (např. bankovní spojení)

c) další údaje nezbytné pro plnění smlouvy

d) údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem rozvoje lidských zdrojů, podpisové vzory, fotokopie dokladu totožnosti za účelem identifikace účastníka ochodu či výběrového řízení)

5. Zdroje osobních údajů

a) přímo od subjektů údajů

b) veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, veřejný telefonní seznam apod.), internet

6. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

7. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, případně zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popřípadě i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro zprávu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému, nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

8. Kategorie příjemců osobních údajů

a) finanční ústavy

b) veřejné ústavy

c) zpracovatel

d) smluvní partneři zajišťující výběrová řízení na volná pracovní místa

e) státní aj. orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy

f) případně další příjemci – dle souhlasu uděleného ze strany subjektu údajů (např. předání osobních údajů do zahraničí – státy EU)

9. Doba zpracování osobních údajů

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu správce či v příslušných právních předpisech. Jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

10. Poučení

Správce zpracovává údaje se souhlasem subjektu údajů s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů. V souladu se § 5 odst. 2 ZOOU může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje:

a) jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce

b) jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o uzavření, nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů

c) pokud je to nezbytně třeba k ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů. V tomto případě je třeba bez zbytečného odkladu získat jeho souhlas. Pokud souhlas není dán, musí správce ukončit zpracování a údaje zlikvidovat

d) jedná-li se o oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem. Tím však není dotčeno právo na ochranu soukromého a osobního života subjektu údajů

e) pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce, nebo jiné dotčené osoby; takové zpracování osobních údajů však nesmí být v rozporu s právem subjektu údajů na ochranu jeho soukromého a osobního života

f) pokud poskytuje osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné, anebo úřední činnosti, o jeho funkčním, nebo pracovním zařazení

 g) jedná-li se o zpracování výlučně pro účely archivnictví podle zvláštního zákona

Správce poučuje subjekt údajů o jeho právech uvedených v § 12 a § 21 ZOOU tím, že subjektu údajů tímto zprostředkovává znění dotčených právních norem.

§ 12 Přístup subjektu údajů k informacím

(1) Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, je mu správce povinen tuto informaci bez zbytečného odkladu předat. (2) Obsahem informace je vždy sdělení o a) účelu zpracování osobních údajů, b) osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji, c) povaze automatizovaného zpracování v souvislosti s jeho využitím pro rozhodování, jestliže jsou na základě tohoto zpracování činěny úkony, nebo rozhodnutí, jejichž obsahem je zásah do práva a oprávněných zájmů subjektu údajů, d) příjemci, případně kategoriích příjemců. (3) Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. (4) Povinnost správce poskytnout informace subjektu údajů upravenou v § 12 může za správce plnit zpracovatel.

§ 21 Ochrana práv subjektů údajů

(1) Každý subjekt údajů, který zjistí, nebo se domnívá, že správce, nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů, nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může a) požádat správce, nebo zpracovatele o vysvětlení, b) požadovat, aby správce, nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, nebo likvidaci osobních údajů. (2) Je-li žádost subjektu údajů podle odstavce 1 shledána oprávněnou, správce, nebo zpracovatel odstraní neprodleně závadný stav. (3) Nevyhoví-li správce, nebo zpracovatel žádosti subjektu údajů podle odstavce 1, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad. (4) Postup podle odstavce 1 nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na Úřad přímo. (5) Pokud vznikla v důsledku zpracování osobních údajů subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle zvláštního zákona. 22) (6) Došlo-li při zpracování osobních údajů k porušení povinností uložených zákonem u správce, nebo u zpracovatele, odpovídají za ně společně a nerozdílně. (7) Správce je povinen bez zbytečného odkladu informovat příjemce o žádosti subjektu údajů podle odstavce 1 a o blokování, opravě, doplnění, nebo likvidaci osobních údajů. To neplatí, pokud je informování příjemce nemožné, nebo by vyžadovalo neúměrné úsilí. Informaci o tom, jaké osobní údaje o konkrétním subjektu údajů správce zpracovává, si může subjekt údajů vyžádat na adrese sídla správce, eventuelně se na Internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů může seznámit s tím, jaké zpracování údajů správce registroval.

Toto prohlášení je veřejně přístupné na internetových stránkách správce.

V Praze dne 11. 01. 2014, ENSAN s.r.o.